Faciliter la gestion de sa trésorerie grâce à l'IA

La comptabilité est un élément indispensable au bon fonctionnement de l’entreprise. Source des données financières d’une organisation, sa bonne gestion est primordiale pour avoir une vue d’ensemble des échéances financières et s’assurer de sa solvabilité. Désormais, grâce à l’intelligence artificielle (IA) et la data, la comptabilité s'automatise pour vous libérer de ses tâches parfois complexes. Avec les nombreuses solutions aussi innovantes que performantes disponibles sur le marché, la comptabilité de demain est déjà entre vos mains.

L'approche du passage à la facturation électronique à compter du 1er juillet 2024, met en exergue la nécessité de contrôler plus efficacement votre trésorerie et l’avancement de vos paiements. 

La gestion de la trésorerie est essentielle

La gestion de la trésorerie est l’axe principal de la gestion financière en entreprise. Elle permet aux entreprises d’assurer leur croissance et de développer leurs activités, d'éliminer les dépenses inutiles et les risques financiers éventuels. 

Pour gagner en temps, en argent et en efficacité dans la gestion de sa trésorerie, il est de plus en plus recommandé d’avoir recours à un système de gestion automatisée. Plus concrètement, la gestion de trésorerie est prise en charge par un logiciel ou une solution hébergée sur le Cloud. Tous les calculs et suivis financiers sont effectués automatiquement, en temps réel. Une gestion automatisée de la trésorerie est le meilleur moyen d’avoir des informations rapides et précises sur les liquidités d’une entreprise. Grâce au développement et à l’apparition de nouveaux outils informatiques, il est aujourd’hui possible de suivre sa trésorerie prévisionnelle au jour le jour et de façon claire. Les avancées du machine learning et de l'IA permettent désormais aux trésoreries d'anticiper les modèles de flux et leurs variations grâce à la modélisation des prévisions. 

Les objectifs d’une solution de gestion de trésorerie

Un logiciel de trésorerie en ligne va permettre d'avoir une vision précise de la santé de l'activité, et peut se charger des tâches à faible valeur ajoutée telles que la collecte, la gestion et le traitement des factures, la génération de rapports et la mise à jour régulière des données.

Grâce aux tableaux de bord, les systèmes de gestion de trésorerie permettent d'obtenir une visibilité exacte et en temps réel de l’état de santé de ses finances, afin de prendre des décisions stratégiques plus éclairées. Certains logiciels spécialisés permettent de centraliser vos paiements, de réaliser des prévisions de trésorerie intelligentes et de générer des reportings clairs.

Si des solutions comme Excel existent et sont encore utilisées par bon nombre d’entités. Cependant, une maîtrise approximative de ce logiciel peut engendrer de nombreuses erreurs et entraîner des pertes de temps et d’argent sans compter que les entreprises passent à côté de solutions beaucoup plus performantes et optimisées pour leurs activités ert besoins.

Il ne s’agit naturellement pas de substituer ces technologies au savoir-faire des trésoriers et opérateurs de marchés, mais au contraire de leur fournir des outils de contrôle et d’aide à la décision, qui de surcroît, limiteront le risque opérationnel et faciliteront la tenue de certaines tâches chronophages et à faible valeur ajoutée. 

Pourquoi adopter une gestion automatisée de sa trésorerie ?

Une gestion automatisée de la trésorerie offre de nombreux autres avantages à une entreprise et au métier : 

• une gestion optimisée de ses finances ;

• un contrôle régulier et quasi-instantané de toutes les entrées et sorties de fonds ;

• un budget de trésorerie réalisé une grande précision ;

• une amélioration des capacités de solvabilité, de rentabilité et de sécurité du patrimoine de l’entreprise ;

• une meilleure gestion des flux monétaires pour optimiser les finances.

Avec des logiciels adaptés, le traitement des données de votre trésorerie est fiable et précis. L'automatisation de certaines tâches rendra votre gestion de trésorerie plus efficace. Et pour cause, les connexions aux divers outils (ERM, CRM, ERP) et la mise à jour des données de trésorerie sont des tâches fastidieuses et qui demandent du temps. L’automatisation nécessite l’utilisation d’outils adaptés et simples d'utilisation, qui rendent la visualisation de votre plan de trésorerie intuitive.

Un logiciel de suivi de trésorerie permet également de dénicher les opportunités, de mesurer les risques financiers et d’établir un prévisionnel comportant des informations sûres. Il permet à l’entreprise de savoir clairement où elle en est dans son activité et ses projections dans l’avenir. Cela permet au service financier de prendre les meilleures décisions afin d’assurer son développement.

Le premier cas d’usage de l’automatisation au sein du métier réside dans le traitement des données comptables, notamment grâce au recours à la reconnaissance intelligente des documents pour automatiser les processus de tri et d’extraction des données qu’ils contiennent.

La prévision de la trésorerie grâce à l’IA 

La possibilité de créer des scénarios de prévisionnel de trésorerie pour calculer l’impact de vos décisions business sur votre trésorerie.

L’importance de la collecte des données

Si une IA permet de mettre en valeur les données disponibles au sein des systèmes de trésorerie et de faire des prédictions fiables, pour être efficace, elle requiert des données “propres”, de qualité et accessibles.

Ainsi, la collecte des données est un enjeu majeur. Ceci est d’autant plus vrai si les informations proviennent de sources multiples, internes et externes, et sous forme peu structurée. Au sein de l’entreprise, il convient d’insister sur la collaboration entre services et sur le décloisonnement des systèmes d’information.

L’IA et la gestion des risques en trésorerie

L’IA permet d’améliorer la gestion de la trésorerie en renforçant le monitoring du risque et l’analyse de la performance. Les analyses aident les trésoriers à se préparer à des événements défavorables en matière de liquidités et de marché. En utilisant des algorithmes d’IA de traitement de vos données, il est possible de prévoir les écarts par rapport aux prévisions de bénéfice, de chiffre d’affaires et des coûts. L’IA permet ainsi aux budgets et prévisions de gagner en finesse et justesse.

L’IA offre également la possibilité d’optimiser les processus « Order-to-Cash » (l’ensemble des étapes du cycle Client, depuis la réception d’une commande jusqu’au paiement de la facture) et « Purchase-to-Pay » (du cycle Fournisseur, depuis la décision d’achat jusqu’au paiement).

Choisir un logiciel de trésorerie adapté à vos besoins

Avant de choisir les fonctionnalités de votre futur logiciel de trésorerie, il est important de réaliser un état des lieux de votre entreprise et de son activité.

Faire le point sur sa maturité numérique 

En fonction de la taille de votre entreprise et selon votre secteur activité, vous pourrez opter pour un logiciel plus ou moins développé et dont les fonctionnalités sont avancées pour s’adapter à vos besoins. Pour cela, il faut se poser les bonnes questions, qui peuvent être les suivantes :

• Actuellement, quels sont mes besoins en trésorerie et qu'en est-il des prévisions ?
• Que se passera-t-il si l’un de mes clients me paye avec du retard ?
• Suis-je en capacité d'investir, d'embaucher, de me développer ?
• Quel budget suis-je prêt à mettre ?
• Un support technique est-il proposé, et quelles sont les conditions de ce support ?

Définir vos besoins en solution de gestion 

Quels sont vos objectifs en investissant dans un outil de gestion de trésorerie ? Pilotage de vos finances, trésorerie prévisionnelle, réduction des retards de paiement... ou bien des fonctionnalités plus spécifiques ? 

Pour choisir un logiciel de gestion adapté, faites d’abord le point sur vos besoins. 

• Synchronisation bancaire
• Tableaux de visualisation de trésorerie
• Budgets prévisionnels
• Scénarios et gestion de budgets
• Suivi des échéanciers
• Notifications en cas de dépassement de découvert ou retard de paiement
• Compatibilité / l'interfaçage avec les outils existants : compte bancaire, solution de facturation etc...
• Gestion des droits et des accès
• Gestion multi-devises,
• Gestion multi-comptes
• Rapprochement bancaire

Une bonne gestion de la trésorerie est capitale, car une entreprise doit faire face à ses divers engagements : factures de fournisseurs, remboursement de prêts, versement des salaires, etc. Or, pour répondre à ses engagements, une entreprise doit posséder une trésorerie suffisamment importante. Automatiser sa trésorerie permettra à une entreprise de s’assurer d’avoir toujours les fonds nécessaires pour les prochains paiements à effectuer. Les apports de l’IA dans le monde de la trésorerie ont des applications très concrètes qui n’ont pas pour vocation de remplacer le trésorier par un algorithme, mais de lui apporter des outils d’aide à la décision et de sécuriser ses processus