Zoom sur les outils de gestion hôteliers tout-en-un

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Zoom sur les outils de gestion hôteliers tout-en-un
Par Anaïs Guillemet Publié le 16/05/2022

La transformation numérique dans le milieu hôtelier s'accélère et le PMS (Property Management System) ou Système de Gestion des Établissements révolutionne le secteur. L'industrie hôtelière est un secteur particulièrement compétitif et qui génère énormément de données. Pour faciliter leur traitement, les outils de gestion hôteliers tout-en-un semblent la solution idéale. Focus sur ce type d'outils pensé pour optimiser la gestion des hôtels.

La promotion d’une expérience client transparente avec le PMS 

Le PMS se définit comme étant un système de gestion des établissements et peut s'appliquer au cas spécifique des hôtels. Il permet de faciliter la tâche à un groupe hôtelier pour ce qui est des fonctions de réception, des réservations, ou encore de l’enregistrement des arrivées et des départs (check-in et check-out). 

Le système PMS offre une plateforme multi tâche qui remplace la plupart des autres systèmes traditionnels constitués de feuilles de calcul et d'archivage papier. Ceux-ci sont souvent jugés fastidieux par les professionnels, car ils prennent beaucoup de temps à constituer. Les documents imprimés et archivés peuvent également être égarés, détruits ou mal classés, ce qui multiplie le nombre d'erreurs possibles.

La technologie PMS ne s’arrête pas seulement aux simples fonctions de réception d’un établissement. Elle va plus loin et englobe tout l’environnement lié à un établissement. Il se présente comme un véritable commandant de navire en prenant en compte tous les aspects de la vie d’un hôtel. Cette avancée s’est faite dans le temps avec l’intégration de nombreux services et fonctionnalités en fonction des besoins spécifiques des hôtels. 

Le système PMS peut donc désormais englober tous les métiers liés à l’hôtellerie et avoir un impact important sur l’expérience client globale proposée : 

  • Il influe sur les activités de restauration,
  • Il permet une meilleure gestion de l’entretien et de la maintenance,
  • Il facilite la gestion événementielle en facilitant les réservations de groupes,
  • Il gère les recettes d’un établissement,
  • Il opère la distribution sur plusieurs canaux,
  • Il peut gérer des services précis comme les spas par exemple.

Comment le PMS permet aux hôtels de gagner en compétitivité ? 

Le PMS aborde de nombreuses thématiques essentielles à la bonne santé d’un établissement. Ainsi il permet d’opérer sur des secteurs bien précis sur lesquels il peut être opportun de se différencier de la concurrence pour attirer et fidéliser sa clientèle : 

  • Répondre aux clients de manière efficace : dans un environnement aussi compétitif que l’hôtellerie, il convient de respecter le fameux adage « le client est roi » si l’on souhaite rester dans la course. Les hôtels doivent gagner et conserver des parts de marché et cela s'avère désormais compliqué sans investissement dans l'innovation. Les grandes chaînes d’hôtels, les hôtels-boutiques et les autres modèles d'hôtellerie acquièrent une clientèle intéressée auparavant davantage par les hôtels traditionnels. L’intelligence artificielle permet de mieux connaître ses clients, leurs besoins et d'anticiper ce qui pourrait les intéresser et les faire revenir par la suite en créant pour eux une expérience spécifique.
  • Le cloud pour une meilleure mobilité : Le cloud permet aux employés de quitter leur guichet beaucoup plus facilement via l’utilisation de tablettes et de smartphones. Cela a pour principal avantage de fournir un service d’encore meilleure qualité pour les clients. Le personnel peut ainsi enregistrer les clients VIP dès leur trajet en voiture vers l’hôtel, demander en temps réel à nettoyer une chambre pour un client sur le point d’arriver, obtenir des photos lors d’un souci dans une chambre pour y envoyer une équipe adaptée. Tous ces micros-services permettent à un hôtel de réellement fournir une expérience améliorée face à la concurrence.
  • Faire évoluer son personnel : la clientèle évolue et les nouvelles générations sont très à l’aise avec la technologie. Il convient de former et d’adapter le personnel à travailler avec de nouveaux outils pour effectuer une transition en douceur vers une nouvelle forme de management et de service. 

Quelles sont les solutions pour intégrer l’IA à son service hôtelier  ?

Il est très facile aujourd’hui de moderniser le service offert par un établissement. Il n’est en effet pas nécessaire d’employer un développeur s’y connaissant en code pour vous confectionner une IA performante pour vous. Il existe de nombreuses entreprises spécialisées dans les outils pour les hôtels et des solutions SaaS dédiées. 

En ce qui concerne les PMS pour la gestion hôtelière, des sociétés proposent des systèmes pensés pour offrir aux établissements une vue à 360 degrés de l'environnement en déployant une solution pour la propriété et les aspects financiers. La solution peut être sur-mesure ou clé en main et plusieurs offrent également des suites et fonctionnalités supplémentaires en fonction des besoins (gestion des réservations, etc.). 

Si les avantages au déploiement d'un PMS sont nombreux pour un hôtel, il convient de préciser que la formation des employés et l'acculturation sont une étape essentielle pour en tirer les bénéfices. 

Trouver le meilleur système PMS pour son hôtel 

De nombreux hôtels indiquent être hésitants face à une offre en constante augmentation. Les établissements doivent pouvoir cerner exactement leurs besoins afin de pouvoir évaluer les systèmes de gestion adaptés à leurs spécificités. Chaque outil dispose de caractéristiques particulières et certains sont davantage adaptés aux grands établissements avec de nombreuses fonctionnalités et d'autres conviennent davantage à des hôtels de petite taille cherchant à améliorer leurs processus et l'expérience des visiteurs.

Il est important de prendre le temps de se poser les bonnes questions avant de prendre une décision, car il existe de nombreuses solutions logicielles de gestion hôtelière sur le marché et la liste s'allonge chaque jour. Est-il nécessaire de disposer d'une application mobile pour les clients ? Le système doit-il être capable de s'interfacer avec les logiciels existants (legacy) ? Quel niveau de technicité ? 

Les clés pour choisir sa solution :

  • Comparez différentes offres 
  • Consultez les avis des utilisateurs 
  • Obtenez des devis 
  • Recherchez un système qui évoluera avec votre entreprise 
  • Trouvez un fournisseur qui propose une formation et une assistance 
  • Considérez vos besoins à long terme

En résumé, les outils de gestion hôtelière tout-en-un peuvent aider les gestionnaires d'hôtels à gérer leur établissement de manière plus efficace et efficiente en ce qui concerne le suivi des réservations, des informations sur les clients, de la disponibilité des chambres et même créer une expérience personnalisée pour vos clients. Pour cela, il est important d'identifier ses besoins et de suivre l'évolution du marché.

 

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