Quels outils de transformation numérique pour les associations ?

En France, on dénombre 1,3 million d’associations, des hôpitaux et Ehpad aux associations de parents d’élèves et aux clubs de gym comme l’indique l’INSEE. Leur communication a évolué et se fait de plus en plus en ligne. Internet et les outils numériques sont devenus partie prenante de notre vie de tous les jours, et leurs enjeux dépassent largement la seule vie « en ligne ».

Le foisonnement de nouveaux outils numériques que les dernières années ont apportés peut parfois intimider. Certains utilisateurs parmi les plus chevronnés peuvent en effet se retrouver perplexes face à l'ampleur de l'offre. Cela peut-être par exemple le cas des acteurs associatifs ; disposant souvent de moyens modestes, que cela soit en termes humains ou matériels, les associations ne disposent pas forcément de suffisamment de temps ou de ressources pour effectuer une sélection des outils qui leur permettraient de faciliter leur fonctionnement, leur travail sur le terrain, d'optimiser l'efficacité de leurs salariés ou bénévoles, ou encore d'élargir leur audience, que ce soit sur les réseaux sociaux ou plus généralement. 

Pourtant, la présence en ligne et l'utilisation d'outils numériques sont devenues indispensables au bon fonctionnement des structures associatives, des plus grandes aux plus petites. Les applications du numérique dans ce domaine sont multiples : travailler en collaboration, organiser des conférences, partager des documents, gérer des listes de diffusion, garder à jour le profil de l'association sur les réseaux sociaux, ou renforcer sa communication à l'aide d'éléments graphiques ou d'un nouveau site, l'évolution technologique et le développement de l'intelligence artificielle a mis ces possibilités à portée de toutes les mains. 

Dans cet article, nous vous proposons un tour d'horizon de quelques outils numériques disponibles pour les associations.

Faciliter le travail des différents collaborateurs

Même si faire du profit n'est pas le but des associations, optimiser le travail de ses salariés et bénévoles reste un objectif indispensable afin de remplir la mission prévue, que ce soit dans le domaine social, environnemental ou autre, avec le plus d'efficacité possible. 

Les associations fonctionnent sur la base de volontariat, mais aussi de salariat. Ainsi, en France, l’INSEE recensait 2,2 millions de salariés et 21 millions de participations bénévoles en 2018, soit 1,5 million d’emplois salariés en équivalent temps plein et 580 000 équivalents temps plein bénévoles.

Coordonner les tâches au sein d'une structure n'est pas forcément chose aisée, surtout dans les conditions de télétravail que la récente pandémie a imposé. Il s’agit au quotidien de transmettre des documents à différents partenaires, de travailler en collaboration sur des projets nécessitant de la planification, de prendre des notes plus efficacement, ou d’organiser les emplois du temps. Des outils sont disponibles pour accompagner les associations dans leurs tâches administratives. 

Les applications de bureautique classiques ne sont pas les seuls outils à votre disposition, de nombreux programmes destinés à faciliter l'élaboration de projet en équipe existent. Ils permettent de partager les notes, de pouvoir modifier des documents depuis plusieurs ordinateurs, ou encore de mettre en place des plannings clairs et efficaces, accessibles facilement par tous vos collaborateurs, et mis à jour en temps réel. 

La réunion est un moment central pour l'organisation et les prises de décisions, et l'offre est plutôt fournie en termes de logiciels destinés aux appels en visio à la vidéoconférence. Ne vous limitez pas aux grands noms du marché, des outils plus confidentiels disposent des mêmes fonctions : partage d'écran, organisation de webinaires, messagerie, tout est là à disposition pour vous rassembler et communiquer simplement.

Se faire entendre efficacement

Tout le monde n’a pas l'esprit d’un influenceur, mais le 21e siècle est celui des réseaux sociaux, et il est désormais difficile pour une association de faire porter sa voix et partager ses valeurs sans y recourir. Toutes les structures ne peuvent néanmoins pas se permettre l'embauche d'une personne dédiée au Community management. Pour y remédier,des outils existent et permettent d'élargir son audience et faciliter sa communication. Gestion, planification des publications, optimisation et bonnes pratiques sont incluses dans ces apps qui offrent un gain de temps important sur les tâches de communication.

Se faire entendre en 2022, c'est aussi disposer d'une page web pour son association. La démocratisation des hébergements et la multiplication des plateformes permettant de mettre en place son site sans devoir faire appel à un développeur web ne sont pas nouvelles, mais le résultat laisse parfois à désirer. Certaines interfaces peuvent rebuter les utilisateurs les moins expérimentés et la performance du site, notamment en matière de vitesse et de SEO, est déceptive. La nouvelle génération d'outils destinés à gérer son contenu en ligne s’impose progressivement. Réalisées sur mesure pour les utilisateurs désirant s'affranchir des complexités que l'on associe à ce domaine, ces ressources permettent de créer des sites visuellement satisfaisants et à l'interface claire en quelques minutes. L'implémentation de l'intelligence artificielle permet même d'aller plus loin : décrivez votre projet, vos missions, vos valeurs, et l'application se charge du reste !

Quelques applications concrètes de l'IA pour les associations et ONG

Web 2.0, cloud, intelligence artificielle... tout ceci est bien joli, mais tout le monde veut du concret, qui plus est quand on mène des missions sur le terrain. Les exemples de l’utilisation de l’IA sont multiples. Dans le domaine de l’accessibilité par exemple, les outils permettent, grâce à la reconnaissance d'image, d'aider les personnes malvoyantes à s'orienter dans l'espace public. Des technologies analogues permettent de faciliter la communication avec les enfants autistes. 

Du concret également dans le domaine de la protection de la nature, qui est souvent l'apanage d'ONG aux moyens financiers plus conséquents, le tracking par satellite, la puissance de stockage du Cloud, la multiplication de capteurs adaptés aux utilisations permettent une meilleure collecte de données de terrain mais également un meilleur traitement grâce à des algorithmes d’IA. Ces outils sont devenus centraux pour la lutte contre la pollution, la déforestation ou encore contre le trafic d’espèces, comme avec le projet Zamba par exemple, et la surpêche.

Certaines entreprises collaborent dans le cadre de partenariat avec des ONG, mettant à leurs dispositions des outils et formant les bénévoles et/ou salariés. La démocratisation des solutions numériques devrait permettre d’optimiser le travail des associations mais également leurs résultats.