Les outils numériques au service de la demande publique

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Les outils numériques au service de la demande publique

Les marchés publics (+ de 100 milliards d’euros par an) représentent une véritable opportunité pour les entreprises, notamment les PME et les TPE. La dématérialisation de la commande publique, donc l’abandon progressif des formats papiers, permet un accès facilité à celle-ci, en particulier grâce à la mise en place d’outils numériques. Le projet TNCP, qui regroupe plusieurs plateformes devrait permettre à toute entreprise d’accéder à l’ensemble des marchés de ces plateformes partenaires depuis un point unique de son choix.

Les “profils d’acheteurs” : prendre part aux marchés publics dématérialisés

Le recours aux profils d’acheteurs, parfois appelés “salle des marchés”, est désormais obligatoires pour les marchés supérieurs ou égaux à 25000 euros HT. Ces plateformes, qui permettent aux entreprises de répondre à un appel d’offre, occupent une place centrale dans la dématérialisation des marchés publics. En effet, l’article L. 2132-2 du code de la commande publique impose que « les communications et les échanges d’informations effectuées dans le cadre de la procédure de passation d’un marché sont réalisés par voie électronique. » Les documents concernés sont les suivants :

  • Les documents de la consultation ;

  • Les candidatures et offres (sauf pour les maquettes, modèles réduits, prototypes et échantillons qui ne peuvent pas être dématérialisés) ;

  • Les interactions avec les services publics qui concernent les questions, demandes d'informations et les négociations ; 

  • Notification des décisions : rejet, acceptation, etc.

Pour les entreprises, ces profils d’acheteurs permettent d’optimiser le dépôt dématérialisé, la signature électronique ainsi que la facturation électronique. Juridiquement, le recours au profil d’acheteur n’est obligatoire que pour la mise en ligne des documents de la consultation et la publication des données essentielles. Les plateformes de dématérialisation peuvent donc être n’importe quels sites internet, du moment qu’ils remplissent les critères minimaux en termes d’échanges, d’identification, de traçabilité et de sécurité.

PLACE, la plateforme des achats de l’état 

PLACE est un profil d'acheteur des marchés publics de l'État, qui vous permet de retrouver en quelques clics les marchés correspondant à vos critères de recherche. Vous pouvez notamment y préciser le lieu d’exécution, la catégorie principale (travaux, fournitures ou services) ainsi que les mots clés de votre choix. La plateforme offre plusieurs services tels que les alertes, qui vous permettent de prendre connaissance des nouveaux marchés, un suivi et la gestion des annonces auxquelles vous avez répondu. Sont également disponibles des outils qui permettent de signer électroniquement les documents ainsi que de vérifier la signature, des outils de chiffrement, de bureautique (compression, décompression des documents, lecture et génération de documents en format pdf, ou dwf). PLACE permet également de générer certains documents de la consultation (DC) via l’outil de rédaction des marchés de l’État appelé ORME. La plateforme dispose d’une messagerie sécurisée qui permet d’échanger tout en respectant les exigences de transparence. Si les documents de la consultation et la publication des données essentielles doivent être mis à disposition sur le profil acheteur, les autres échanges ne sont pas soumis à l'obligation d'être faits sur ce type de plateforme. Ils peuvent être faits par mail par exemple, à condition que l'outil utilisé garantisse l'identification de l'acheteur et de l'entreprise concernés, la fiabilité des données ainsi que leur horodatage. Pour finir, le portail propose un guide d’utilisation et de films d’autoformation pour permettre aux entreprises d’optimiser son utilisation.

APProch : identifier les marchés publics les plus intéressants pour l’activité de votre entreprise

Créée par la direction des achats de l'État dans le cadre du projet TNCP, ce portail lancé en juillet 2022 permet aux entreprises “d’identifier [gratuitement] les projets d’achats des services de l'État et de leurs établissements publics, des établissements hospitaliers et des collectivités territoriales”. Son but est de faciliter l’accès aux marchés publics aux opérateurs économiques  et d’anticiper ceux à venir en centralisant les offres et en développant le dialogue entre acheteurs et entreprises. Ce service permet aussi aux entreprises :

  • de connaître les marchés publics à ce court et moyen terme grâce à des mises à jour régulières ;

  • d'être informées des nouveaux projets d'achats dans leur domaine d'activité ;

  • d'établir un premier contact avec les acheteurs publics grâce au bouton " Ça m'intéresse " qui informera l'acheteur de votre intérêt pour son projet ;

  • de recevoir des alertes sur les évolutions de ces projets d'achats (publications d'appels d'offres ...) grâce à la création d’un compte personnel

Les échanges dématérialisés entre l’acheteur public et les entreprises

Les textes de lois imposent le recours obligatoire au profil d’acheteur uniquement dans le cadre de la mise à disposition des documents, de la consultation et la publication des données essentielles. Les échanges ne sont donc pas concernés par ces textes, même s’il est fortement recommandé qu’ils soient effectués par le profil d’acheteur, afin de garantir le respect des obligations de confidentialité et de sécurité des échanges prévus par l'article R. 2132-9 du code de la commande publique. Néanmoins, si cela fait l’objet d’une clause “explicite et clairement rédigée”, l’acheteur peut prévoir que les échanges soient dématérialisés et vous ne pouvez vous y opposer. Vous avez toujours la possibilité de recourir à d’autres plateformes que le profil d’acheteur, telles que les boîtes mail, seulement si l’outil utilisé garantit l’identification de l’acheteur et de l’opérateur économique concernés, l’intégrité des données ainsi que leur horodatage. Le système électronique doit également offrir une fonctionnalité de gestion des droits afin de ne permettre l’accès aux documents qu’aux personnes autorisées.

Le DUME (document électronique du marché européen) opérateur économique

Le DUME est un document déclaratif qui condense tous les documents et les attestations à fournir lorsqu’une entreprise répond à un appel d’offre. Le DUME opérateur économique donne des informations sur une entreprise et ses capacités et permet au marché public de vérifier rapidement si l’entreprise correspond à ses critères de recherche. Ce type de fichier permet notamment aux organismes économiques de répondre à n’importe quel marché en Europe. 

La facturation électronique (Chorus Pro)

Depuis le 1er janvier 2020, dans le cadre de la dématérialisation des marchés publics, la facturation dématérialisée est obligatoire pour tous les fournisseurs de la sphère publique, qu’ils soient des grandes entreprises, des TPE, PME ou ETI. Par conséquent depuis le 1er janvier 2017, l’ensemble des entités publiques doit être en mesure de recevoir les factures électroniques de Chorus Pro, la plateforme créée par l’Agence pour l’Informatique financière de l'Etat. Cette plateforme numérique permet de saisir et de suivre les factures directement depuis internet. La facturation dématérialisée permet notamment :

  • de diminuer certains coûts en allégeant la charge de travail associée au traitement et au suivi des factures ; 

  • de réduire les délais de traitement d’une facturation ;

  • d’améliorer la trésorerie de l’entreprise par la réduction des délais de paiement ; 

  • d’optimiser la sécurité des échanges et la conservation des documents ; 

Chrorus Pro offre donc plus de sécurité, de transparence et de rapidité.

La signature électronique : l’autre outil incontournable de la dématérialisation

Mise en exergue par la crise du covid-19, la possibilité de signer électroniquement et à distance est devenue essentielle pour continuer à finaliser les opérations commerciales ou administratives. Cette solution permet de garantir la fiabilité d’un document, d’authentifier facilement le signataire et agit comme une preuve de consentement. Depuis 2000, la signature électronique qualifiée a la même valeur qu’une signature manuscrite en France comme dans le reste de l’Union européenne. En effet, d’après l'article 1366 du Code civil : « L’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. »

Ainsi, la signature électronique n’est valable que si son mécanisme garantit les caractéristiques suivantes : 

  • l’authenticité de la signature : on doit pouvoir retrouver l’identité du signataire facilement et de façon certaine

  • un gage d’infalsifiabilité afin de garantir l’authenticité de la signature électronique

  • la signature doit faire partie du document afin qu’elle ne soit pas déplaçable à un autre document

  • l’irrévocabilité de la signature afin que le signataire ne puisse plus contester la signature

  • la non-modification du document et de sa signature a posteriori

La signature électronique garantit la simplification des échanges de documents, l’accélération des procédures, le suivi en temps réel et la sécurité des échanges. L'automatisation de la signature électronique se met au service de la productivité des entreprises, en permettant un gain de temps et d’argent (achat papiers, encre, frais d’envoi, déplacements, etc.). A l’heure actuelle, de nombreuses sociétés et start-ups proposent des solutions très complètes en termes de fonctionnalités, dont certaines qui s’intègrent à des logiciels pour entreprises.

Aujourd’hui, il y a un réel intérêt pour une entreprise à se positionner sur le secteur de la commande publique. En effet, le budget annuel global du marché public représente près de 10 % du PIB (entre 120 et 150 milliards d’euros dont 32 % sont attribués aux PME). Accessibles à tous, les marchés publics représentent un intérêt économique important ainsi qu’un formidable coup de pouce au développement des entreprises. La dématérialisation de ces démarches permet un véritable gain de temps et de productivité pour les entreprises, qui peuvent accéder et répondre en quelques clics à des appels d’offres de toute l’Europe.

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