Les outils d'aide à la gestion de planning dédiés à la santé
Les plannings de service dans le milieu médical font partie des plus difficiles à générer. De fait, le secteur fait face à de véritables défis organisationnels : contraintes budgétaires de plus en plus fortes, réduction des effectifs, difficultés à piloter la masse salariale dans le respect des règles juridiques, problématiques administratives… Le contexte de la crise sanitaire n'a rien arrangé, forçant le secteur à entreprendre un virage digital essentiel.
Des outils adaptés au secteur médical
En France, les cabinets médicaux sont très diversifiés. Cabinet occupé par un médecin, cabinet qui regroupe plusieurs praticiens, sans oublier les maisons de santé et autres cliniques, leur organisation devient plus ou moins délicate. De plus, la crise sanitaire, en fatiguant largement les effectifs, a renforcé les points de tension sur les plannings. Adopter un outil d'aide à la gestion de planning permet sans conteste de mieux gérer ses effectifs. En effet, dans le domaine de la santé, cette tâche peut s’avérer compliquée, car les établissements de santé doivent garantir un service continu tous les jours de l’année. Les personnes chargées de la gestion des plannings doivent donc faire preuve d’une grande flexibilité, agilité et réactivité au sein des structures.
De plus, il existe de nombreuses contraintes directement liées au secteur : activité saisonnière, travail de nuit, gardes, astreintes, contrats de travail en temps partiel… Par exemple, les plannings de garde et d’astreinte sont une difficulté de plus, car bien différents. Les premiers permettent un salaire classique, quand les autres n'entraînent une rémunération que lors des interventions, et ce malgré l’obligation de rester disponible. Toutes ces particularités impliquent un fonctionnement précis et des règles à adapter sur le planning médical.
L’intégration des conventions collectives nationales du secteur de la santé que proposent certains outils se révèle nécessaire. De plus, ces options de configuration permettent de répondre aux besoins spécifiques de chaque établissement, comme le calcul des heures et des récupérations de chaque membre du personnel. Qu’elles concernent les points d’ordre légaux ou des besoins plus larges, elles sont donc nécessaires au bon fonctionnement de la structure hospitalière.
Améliorer la communication en centralisant l’information
Un bon outil de gestion de plannings permet de visualiser facilement toutes les contraintes des employés et d’un secteur afin de leur offrir un juste équilibre. Il vise à simplifier la planification médicale et à rendre l’information claire et disponible à la fois pour le secrétariat médical, les différents médecins, chirurgiens et chirurgiennes, les infirmiers et infirmières ainsi que les directions financières ou RH des établissements.
Chaque membre de l’institution médicale dispose d’un accès à un espace personnalisé où il retrouvera ses informations à partir de sa tablette ou de son smartphone. Certains outils permettent la diffusion multi-supports afin de faciliter la communication interne. En un clic, les plannings sont envoyés par SMS, mail à tout le personnel, qui reçoit également toutes les modifications de planning grâce aux outils de communication et aux alertes instantanées intégrées à la plupart des solutions. De plus, il est possible de créer un agenda partagé, afin que les praticiens d'un même cabinet puissent visualiser les emplois du temps de leurs confrères, lorsque cela leur est nécessaire.
Ces logiciels permettent également de s’adapter aux contraintes de dernière minute. Car pour arriver à créer un bon planning, il y a une multitude de contraintes à prendre en compte, comme la disponibilité des salariés, les demandes de congés, les pauses… Grâce à l’IA et plus particulièrement au machine learning, des solutions proposent des algorithmes capables de générer automatiquement des plannings en intégrant des contraintes complexes.
Les solutions digitales proposent des outils intuitifs pour prendre en compte les spécificités du secteur médical et faciliter l’élaboration et la mise à jour des plannings. Opter pour une solution digitale est donc une bonne stratégie. Les solutions apportées par les logiciels de planning permettent au gestionnaire de se libérer de certaines contraintes de gestion du personnel, tout en étant capable de répondre aux besoins de chacun, de manière adaptée et évolutive. Dans le cadre de France 2030, le Gouvernement lance une stratégie d’accélération « Santé Numérique ». Il s’agit, à travers cette initiative, de préparer l’avenir, et faire de la France un leader sur l’innovation en e-santé.
