Dématérialisation des marchés publics : les outils numériques au service des acheteurs publics

Depuis le 1er octobre 2018, tous les contrats du marché public dont le montant est égal ou supérieur à 25 000 € HT doivent être dématérialisés; cela s’inscrit dans le contexte du Plan de la Transformation Numérique de la Commande Publique (PTNCP). Adopté en décembre 2017, sa finalisation est prévue pour décembre 2022 et concerne autant les acheteurs publics que les entreprises. Afin de permettre aux acheteurs publics de mieux saisir cette opportunité, de nombreux outils numériques ont été développés. Dans le cadre du plan France relance, 908 millions d’euros ont été prévus pour accélérer la transformation numérique. Alors que le Plan touche à sa fin, voici un tour d’horizon de ces outils. 

Les outils numériques au service des acheteurs publics

• Le profil d’acheteur, une plateforme de dématérialisation

Un profil d’acheteur est une plateforme permettant aux acheteurs publics de « mettre les documents de la consultation à disposition des opérateurs économiques par voie électronique et de réceptionner par voie électronique les documents transmis par les candidats et les soumissionnaires ». Cette procédure dématérialisée concerne les documents de la consultation, les candidatures et les offres, les échanges avec les acheteurs publics, à savoir les questions, les demandes d'informations ou de compléments et les échanges lors des négociations ainsi que les notifications des décisions (rejet, acceptation...)

Depuis 2019, elle est obligatoire dès lors qu’elle concerne un besoin dont la valeur est estimée à 25000 euros HT. Pour l’acheteur, cette plateforme lui permet de publier un appel d’offre de manière sécurisée, rapide et transparente. Pour le candidat, elle lui permet de répondre facilement à une consultation via un service de messagerie, d’échanger des documents et des informations sur le marché public de l’administration. Ces solutions applicatives peuvent être développées par les organismes publics eux-mêmes ou par des éditeurs de plateformes ; à l’heure actuelle, il existe près de 400 plateformes différentes de profil d'acheteur. Il est possible d’accéder au profil d’acheteur de différentes manières : via un onglet dédié du site Internet de l’administration concernée (mairie, département, région, etc.) ou via un moteur de recherche. Ces plateformes permettent aux agents de rédiger, saisir, publier et attribuer des marchés de façon entièrement dématérialisée. 

Une plateforme de dématérialisation doit permettre les fonctionnalités minimales, en termes d’échanges, d’identification, de sécurité et de traçabilité, permettant aux acteurs de passer un marché dématérialisé. Ce type de plateforme garantit la sécurité et l’intégrité des échanges grâce à l’horodatage et permet la traçabilité de tous les échanges. Accessibles en ligne, elles doivent proposer des conditions de sécurisation maximales.

• Le DUME (document unique du marché européen)

Une des premières réalisations du PTNCP a été le DUME, document déclaratif qui simplifie les obligations administratives des TPE/PME. C’est une déclaration sur l'honneur élaborée sur la base d'un formulaire type établi par la Commission européenne. Ce service dématérialisé permet de vérifier les documents exigés lors des appels d'offres et de formaliser le mémoire technique type. Son but est de faciliter l’accès des petites entreprises aux appels d’offres en condensant toutes les attestations “DC1 et DC2” en un seul document.

• La signature électronique dans les marchés publics

Autre élément de la dématérialisation de la commande publique, la mise en place progressive de la signature électronique, qui garantit la fiabilité du document. A terme, elle permettra d’assurer la dématérialisation de bout en bout, de simplifier et dématérialiser l’engagement contractuel entre l’acheteur public et l’entreprise. La réalisation d’une signature électronique suppose l’obtention préalable d’un certificat de signature électronique, délivrés par des prestataires de services de certification électronique qualifiés.

La liste des produits et services qualifiés par l’ANSSI est accessible sur https://www.ssi.gouv.fr/liste-produits-et-services-qualifies.

• APProch, le dernier outil mis à disposition du marché public 

Depuis mai 2022, le portail APProch est ouvert aux entreprises et aux acheteurs publics. Ce site internet permet aux entreprises de consulter les projets d'achats publics, afin  qu’elles anticipent aux mieux les marchés à conclure, notamment en mettant à leur disposition une liste prévisionnelle et non exhaustive des projets d'achats publics. Cet outil numérique permet d’assurer une vraie pérennité de l’activité d’achat en permettant aux administrations de poursuivre leur soutien à l’activité économique.

Pour les acheteurs donc, les outils d’administration électronique sont indispensables pour assurer la pérennité de l’achat public numérique. Le profil d’acheteur en est la brique centrale, mais la dématérialisation totale et l’agilité numérique passent par bien d’autres outils et services. Ils servent notamment à :

•  traiter numériquement  la phase de sourcing et de préparation des marchés via des outils d’aide à la rédaction. 

•  Au moment du choix de l'entreprise et de la CAO, l’acheteur peut utiliser des outils comme la gestion électronique des instances permettant aux élus de recevoir ses documents et participer à distance aux commissions.

•  Lorsque l’attributaire du marché est retenu, la signature du contrat s’effectue via l’utilisation d’un certificat électronique.

• Enfin, l’acheteur peut aussi suivre, toujours de manière dématérialisée et à distance, la gestion de ses contrats et de leur bonne exécution via des outils de gestion administrative des contrats.

Accompagner les acheteurs sur la dématérialisation des marchés publics

Pour réaliser une transition numérique efficace de la commande publique, l’administration publique doit accompagner les acheteurs. Les éditeurs de logiciels et les cabinets de conseil ont également un rôle important à jouer afin d’accompagner les organismes publics dans la mise en place des outils nécessaires à la dématérialisation de la commande publique. De nombreuses solutions numériques sont désormais proposées par des grandes entreprises, PME et start-up françaises pour faciliter la transition numérique des acheteurs publics. 

Les données essentielles de la commande publique (DECP)

Afin d’assurer la transparence de sa démarche, l’acheteur public a deux mois pour publier sur son profil d’acheteur les données essentielles des marchés qu’il a signés. Les articles R. 2196-1et R. 3131-1 du code prévoient que les données essentielles de tous les marchés publics répondant à un besoin dont la valeur est égale ou supérieure à 25 000 euros HT et de tous les contrats de concession devront être publiées sur les profils d’acheteurs. Il y a de multiples avantages au fait d’ouvrir les données de la commande publique. Cela a pour but d'améliorer la transparence et donc d’assurer la prévention et la lutte contre la corruption. La publication des données essentielles s’inscrit dans la politique d’ouverture des données publique, elle répond à plusieurs objectifs :

• Améliorer la transparence, assurer la lutte contre la corruption
• Optimiser le pilotage des politiques d’achat et le développement économique des entreprises, qui pourront développer de nouveaux services pour le perfectionnement des politiques de la commande publique.
• Offrir un meilleur accès par les TPE et PME à la commande publique, qui pourront se saisir de ces données afin de mieux répondre aux besoins des acheteurs publics.

La transformation numérique de la commande publique se concentre autour de 4 objectifs principaux, grâce auxquels elle pourra tirer parti des bénéfices liés au numérique :

• Optimiser les interactions, échanges et le traitement d’information tout au long de la vie du contrat,

• Assurer la transparence de la commande publique,

• Sécuriser et favoriser l'accessibilité des documents grâce à l’archivage électronique,

• Faciliter les usages et abaisser la charge administrative grâce au numérique.

D’après les évaluations de la Commission Européenne, la transformation numérique du marché public permettra de réduire jusqu’à 20 % son coût administratif. Son but est de simplifier et améliorer la performance de l’achat, renforcer l’efficacité et la transparence des marchés publics et des contrats établis.