Bail dématérialisé : simplifier les démarches locatives

La crise sanitaire liée au Covid-19 a accéléré la transition digitale de nombreux secteurs, qui se sont vus contraints de se réorganiser; l'immobilier n'échappe pas à la règle. Grâce à l'émergence en France des start-ups Proptech, de nombreuses sociétés proposent des solutions numériques qui permettent d'automatiser le processus d'état des lieux. Bien qu'initialement proposées aux professionnels, ces dernières se démocratisent auprès des particuliers, qui représentent près de 50 % des transactions locatives en France.

Comment fonctionne l’état des lieux numérique ?

Le décret de la loi Alur du 30 mars 2016 a établi que l’état des lieux du bien loué peut être établi de manière intégralement digitale, adaptant ainsi la loi à une pratique courante chez les professionnels de l’immobilier. L’état des lieux numérique, réalisé sur tablette, bénéficie désormais d’une reconnaissance légale, au même titre que sa version papier.

Tout d'abord, ces états de lieux sont réalisés à l’aide de logiciels spécifiques, ce qui renverra une image plus moderne et professionnelle de l'agent, équipé à la pointe de la technologie. L’idée est de renseigner toutes les pièces du logement avec des descriptions précises de l’état des pièces en passant par la couleur ou les matériaux des équipements, comme sur l’état des lieux papier. L’inventaire des clés, le relevé des compteurs sont également à qualifier. Ce qui change en particulier avec un état des lieux numérique, c’est la possibilité d'insérer des contenus multimédias (images, vidéos, son, etc.) pour rendre compte des remarques établies. En effet, il arrive que les catégorisations « neuf » / « usé » / « endommagé » ne suffisent pas pour décrire précisément l’état d’un équipement, auquel cas une photo peut être la meilleure des illustrations. De plus, l'horodatage de ces photos constitue également une valeur légale. Ce processus permet donc de protéger les parties face aux risques de litiges.

À la fin de l’état des lieux, les deux parties n’ont plus qu’à signer électroniquement les documents. Là encore, le recours à la signature électronique est un procédé parfaitement sécurisé ; une fois signé par les deux parties, le document ne peut absolument pas être modifié. Sur le document signé sont retranscrites toutes les informations détaillées de l’état des lieux, ainsi que toutes les mentions légales. Le document faisant preuve d’état des lieux officiel, une fois conclu, il est transmis par mail aux deux parties. La signature électronique est considérée comme authentique et infalsifiable. Elle a la même valeur juridique qu'une signature manuelle depuis l'entrée en vigueur de la loi 2000-230 du 13 mars 2000, la signature numérique engageant le consentement du signataire de la même façon que sa version manuscrite. Enfin, grâce à sa numérisation, l'état des lieux numérique bénéficie d'une mise à jour juridique. constante

L’EDL dématérialisé pour faciliter le travail des professionnels

L’état des lieux numérique a bien des avantages pour les professionnels de l’immobilier, en particulier dans leur confort au travail. Elle octroie un gain de temps important. Dans le secteur immobilier, en particulier dans les marchés tendus, le gain de temps est un point clé, car la demande est telle que l’on ne peut traiter ni les appels téléphoniques, ni les contacts à l’agence et encore moins les nombreux emails arrivant chaque jour. À certaines périodes de l'année, c'est toute l’activité de l’agence qui est débordée par les demandes de location.

La dématérialisation des démarches permet également la simplification du stockage et de l’archivage des données, car il évite le stockage du papier, contribuant également à une réduction de l’impact écologique. Les états des lieux numériques, plus clairs et plus précis, renverront une image plus professionnelle et moderne. La numérisation de ces documents permet également une meilleure accessibilité pour les collaborateurs. Ces plateformes de gestion immobilière ont été mises en place dans le but d'optimiser le processus de location, de la comptabilité aux demandes de maintenance.

Certaines solutions utilisent des technologies basées sur l’IA pour dématérialiser et automatiser l’ensemble des tâches administratives, comptables et financières de la chaîne de la gestion locative. Création d’un bail 100 % digital, signatures électroniques, prélèvement automatique (loyers, charges, CAF), relance des impayés par email et sms… Toutes ces technologies immobilières proposent des solutions de gestion locative digitales et agiles. Pensées pour accompagner les investisseurs dans la gestion de leur patrimoine immobilier, certaines technologies de l'IA automatisent de plus en plus de tâches chronophages : rédaction d’un bail conforme à la loi, suivi des loyers et génération de quittances, alertes pour les relances de loyers en retard, comptabilité et gestion fiscale…

De fait, le travail et les tâches quotidiennes de l’agent immobilier sont allégés et accélérés. Cela peut lui laisser l’opportunité de gagner en réactivité et en transparence, tout en se concentrant sur des missions davantage porteuses de valeurs. 

En économisant du temps via l’usage des outils numériques, il est en mesure de consacrer une plus grande partie de son travail au conseil et à la gestion de biens.